Blog Brechje Hessing-Puts en David Rijks, griffiers van de interparlementaire conferenties: "Twee Kamers vol aan de bak"

Zes interparlementaire conferenties als EU-Voorzitter. Honderden buitenlandse parlementariërs bijeen in de Ridderzaal, een state-of-the art interactief multimedia systeem, toonaangevende sprekers, nieuwe debatvormen en relevante onderwerpen.

De Staten-Generaal i laten zich het eerste half jaar van 2016 van hun beste kant zien. Dat heeft te maken met het feit dat Nederland deze zes maanden Voorzitter is van de Europese Unie. In de eerste plaats betekent dat dat de regering onderhandelingsprocessen in de Raad van de Europese Unie i in goede banen moet leiden. Daarvoor worden veel bijeenkomsten in Amsterdam georganiseerd. Maar ook Eerste en Tweede Kamer organiseren bijeenkomsten voor collega-parlementariërs uit de EU-lidstaten i. Juist nu steeds meer zaken op Europees niveau geregeld worden, speelt effectieve parlementaire controle een grote rol. Daarom is het belangrijk dat parlementen in Europa hun krachten bundelen en samenwerken om hun rol van controleur van de eigen regering én soms 'Brussel' zo goed mogelijk te vervullen. Vertegenwoordigers van de Europese parlementen bij elkaar brengen, gezamenlijke problemen bespreken en informatie uitwisselen is daar een onderdeel van. In het kader van deze parlementaire dimensie van het EU-Voorzitterschap organiseren de Eerste en Tweede Kamer in totaal zes interparlementaire conferenties.

Uitdaging

Als griffiers zijn wij vanuit de Kamerorganisaties verantwoordelijk voor de politiek-inhoudelijke voorbereiding van deze conferenties en voeren we de algehele coördinatie tijdens de conferenties zelf. Een mooie en uitdagende klus, want de Kamers hadden zich van tevoren ambitieuze doelen gesteld. De conferenties moeten de focus leggen op thema’s die door het Nederlandse parlement belangrijk gevonden worden, zoals energietransitie, mensenhandel en rechtsstatelijkheid. Eerste en Tweede Kamer hadden ook besloten dat de conferenties innovatief en inspirerend moesten zijn. Niet alleen een uitwisseling van standpunten dus, maar zo veel mogelijk interactie en discussie.

In de maanden voorafgaand aan het Voorzitterschap hebben kleine groepjes Kamerleden uit beide Kamers de conferenties vorm en inhoud gegeven. Iedere conferentie had zijn eigen 'politieke voorbereidingsgroep’ die bestond uit leden van de betrokken commissies. Zij hebben de concrete programma’s opgesteld, sprekers uitgenodigd en de conferenties voorgezeten. De politieke eindverantwoordelijkheid voor de parlementaire dimensie van het EU-Voorzitterschap ligt bij een stuurgroep, die is samengesteld uit beide Kamervoorzitters, de voorzitters van de commissies Europese Zaken en de Griffiers van beide Kamers.

Wij kijken inmiddels terug op vijf geslaagde conferenties, met nog één grote conferentie in het verschiet in juni. Enerzijds is er opluchting dat een grote klus geklaard is. Zoals dat gaat in een groot project, zijn er veel hobbels genomen. Van intensieve afstemming tussen commissies, individuele Kamerleden, de stuurgroep en Kamerambtenaren tot last minute wijzigingen in het programma. Wij hebben er de handen vol aan gehad. In tegenstelling tot de gebaande paden binnen de commissies, loopt onze rol dwars door de beide Kamerorganisaties heen. En dat zonder een scherp gedefinieerde rol of praktijk om op terug te grijpen. Het vorige EU-Voorzitterschap was immers in 2004. Toch is het vooral een fantastisch project om aan te werken. We zijn er zowaar gehecht aan geraakt.

Vol aan de bak

Wat onze rol vooral zo bijzonder maakt, is dat we als spin in het web met zoveel verschillende mensen kunnen werken, waarvan we velen vóór het project nog niet goed kenden. Wij zijn beiden vrijgesteld van ons reguliere werk voor commissies in respectievelijk de Tweede en Eerste Kamer en richten ons volledig op de voorbereiding van elk drie conferenties. Bij de inhoudelijke ondersteuning zijn ook collega’s uit beide Kamers betrokken, bijvoorbeeld voor het schrijven van inhoudelijke achtergrondnotities. Met veel enthousiasme hebben zij naast hun reguliere taken enorm veel werk verzet. Hetzelfde geldt voor veel mensen uit andere onderdelen van de Kamerorganisaties, zoals de beveiligingsdienst, communicatieafdelingen, bodes en de facilitaire dienst.

Kortom, iedereen is betrokken en de bereidheid om te helpen van al die collega’s is enorm. Er heerst echt een teamgevoel, dat merk je in alle onderdelen van de organisatie. De betrokkenheid bij de organisatie van onze conferenties strekt ook tot buiten het parlement. Zo kunnen we tijdens de conferenties rekenen op ondersteuning van studenten Facilitair Management van de Haagse Hogeschool. Zij doen in de praktijk ervaring op bij een groot evenement en zijn het visitekaartje van het parlement bij de ontvangst van de deelnemers in de conferentiehotels en in de Ridderzaal.

Vernieuwing

Wij zijn als griffiers uiteindelijk verantwoordelijk voor het realiseren van de doelstelling van de politieke voorbereidingsgroepen: de conferenties relevant, inspirerend en vernieuwend maken. Het is gebruikelijk dat discussies nogal statisch verlopen en dat deelnemers na het invullen van een briefje om éénmalig het woord te mogen voeren tijdens een programmaonderdeel, een statement voorlezen. Het was de wens van de politieke voorbereidingsgroepen om de onderlinge discussie en uitwisseling zo veel mogelijk te bevorderen. Dat is tot nu toe aardig gelukt. Zo hebben we tijdens de conferentie van de COSAC-voorzitters op 7-18 februari een interactieve paneldiscussie georganiseerd onder leiding van een moderator. Als onderdeel van de conferentie voor Stabiliteit, Coördinatie en Bestuur in de Economische en Monetaire Unie i op 17 februari in Brussel hebben we een 'catch the eye' debat gehouden. Dat heeft erg goed gewerkt en veel positieve reacties van de deelnemers opgeleverd. Voorafgaand aan de conferentie over Mensenhandel in het Digitale Tijdperk hebben we een film- en debatavond georganiseerd. Tijdens deze avond ging CNN-journalist Leif Coorlim aan de hand van korte clips rond het thema mensenhandel met de deelnemers in discussie en kregen de aanwezigen een indringend beeld van het menselijke gezicht achter de problematiek.

Het leuke aan dit project is dat we veel eigen ideeën hebben kunnen inbrengen en uitvoeren. Zo hebben we een morning run bedacht, waarbij deelnemers bij sommige conferenties de gelegenheid hebben om vóór de start van de conferentie gezamenlijk 5 km hard te lopen door het centrum van Den Haag. Het is voor het eerst dat zoiets georganiseerd wordt en het is tot nu toe door de deelnemers erg enthousiast ontvangen. Ook hebben we een aparte bijeenkomst georganiseerd voor de ondersteunende ambtenaren van de aanwezige parlementariërs, om zo het netwerk met de collega's in andere lidstaten te verstevigen.

Nog één keer

We hebben nu nog één conferentie voor de boeg, de plenaire bijeenkomst van de COSAC op 12,13 en14 juni 2016. Resultaten uit het verleden bieden natuurlijk geen garanties voor de toekomst, maar met de sterke teamspirit en ervaring in de Kamers kijken we er met veel vertrouwen naar uit. Zoals Leif Coorlim ons na afloop van de conferentie over Mensenhandel mailde: Your team's professionalism and execution was top-notch. The best I've seen. En daar mogen we met z'n allen best trots op zijn!