Uitvoeringsverordening 2015/840 - Controles door verantwoordelijke instanties op grond van Verordening 514/2014 tot vaststelling van de algemene bepalingen inzake het Fonds voor asiel, migratie en integratie en inzake het instrument voor financiële steun voor politiële samenwerking, voorkoming en bestrijding van criminaliteit, en crisisbeheersing

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

L 134/1

Verantwoordelijke instanties zijn verantwoordelijk voor het beheer en de controle van de uitgaven op grond van Verordening (EU) nr. 514/2014. Met het oog daarop dienen zij administratieve controles en controles ter plaatse uit te voeren.

De verantwoordelijke instanties dienen met het oog op doeltreffende administratieve controles in de eerste plaats de financiële declaraties van de begunstigden te analyseren. Meer gedetailleerde controles van individuele bewijsstukken moeten slechts worden uitgevoerd wanneer de analyse incoherenties of onregelmatigheden aan het licht heeft gebracht. Om voor voldoende zekerheid te zorgen maar tevens de administratieve lasten te verlagen, is het van belang duidelijk de omstandigheden vast te stellen waarin de verantwoordelijke instantie kan vertrouwen op een auditcertificaat.

Controles ter plaatse moeten betrekking hebben op zowel financiële als operationele aspecten en moeten mogelijk in verschillende stadia van een project worden uitgevoerd. In het licht daarvan is het noodzakelijk de reikwijdte vast te leggen van elk type controle ter plaatse, om te garanderen dat deze controles zo efficiënt mogelijk gebeuren.

Operationele controles ter plaatse moeten tijdens de uitvoering van de projecten plaatsvinden, zodat tijdig corrigerende maatregelen kunnen worden genomen. Deze controles moeten worden uitgevoerd op een steekproef van projecten die op de eerste dag van het relevante begrotingsjaar nog lopende zijn en op projecten die tijdens dat begrotingsjaar van start gaan.

Om voor voldoende zekerheid te zorgen maar tevens de administratieve lasten te verlagen, moeten de omstandigheden worden vastgesteld waarin het risico van fouten immaterieel wordt geacht en het aantal financiële controles ter plaatse bijgevolg kan worden verminderd. Er moet echter ook worden gespecificeerd welke maatregelen moeten worden genomen ingeval er een risico van materiële fouten bestaat, om voor voldoende zekerheid te zorgen over de wettigheid en regelmatigheid van de uitgaven van de Unie.

De belangrijkste elementen van financiële controles ter plaatse moeten worden verduidelijkt. De verantwoordelijke instanties moeten met name nagaan dat de in het kader van de nationale programma's gesteunde projecten geen winstoogmerk hebben. De verantwoordelijke instanties moeten ten aanzien van alle programmeringsperioden controleren of de uitgaven voor deze projecten niet dubbel worden gefinancierd uit hoofde van nationale programma's en programma's van de Unie, financiering door agentschappen daarbij inbegrepen.

Bewijsstukken moeten gedurende een bepaalde periode na de afronding van de projecten worden bewaard, zodat de verantwoordelijke instanties, de Commissie (met inbegrip van OLAF) en de Europese Rekenkamer hun controles kunnen...