De geheimen van innovatief voorzitterschap

Het Europagebouw is speciaal voor het EU-voorzitterschap neergezet en wordt in juli 2016 weer afgebroken. Toch is het gebouw een toonbeeld van duurzaamheid. Waarom? En wat maakt de logistieke organisatie van het voorzitterschap innovatief? Ilse Smits, projectleider van de Centrale Projectorganisatie van het EU-Voorzitterschap (CPEU), onthult de geheimen van innovatief gastheerschap.

Eén vergaderlocatie, één organisatie

Nederland organiseert alle informele bijeenkomsten en ambtelijke vergaderingen tijdens het Nederlandse EU-voorzitterschap van 2016 op één plek in Amsterdam. Ilse Smits: ‘Het EU-voorzitterschap in 2004, de Nuclear Security Summit in 2014 en de Global Conference on CyberSpace in 2015 hebben bewezen dat een centrale projectorganisatie zorgt voor betere en kortere communicatielijnen. Het verlaagt de kosten en zorgt voor eenduidigheid. Neem de beveiliging. Inkopen en inrichten is maar één keer nodig.

Amsterdam: gastheer van de gastheer

Het Europagebouw kwam in Amsterdam vanwege de nabijheid van het Scheepvaartmuseum. Dit is representatief voor Nederland en ligt op het Marine Etablissement, dat eigendom is van de Rijksoverheid. Dat scheelt kosten. Het is aan CPEU om hier de logistiek, catering en communicatie voor de bijeenkomsten te coördineren. ‘Het Rijk is gastheer voor alle buitenlandse bezoekers van vergaderingen, van ambtenaren tot ministers. Maar Amsterdam is de gastheer van het Rijk. De gemeente faciliteert waar ze kan en is verantwoordelijk voor de openbare orde en veiligheid. Dat vereist goede contacten. Hoe begeleiden we de bewindspersonen door de stad? Hoe beperken we eventuele overlast? Daarover schakelen we regelmatig met de politie’, zegt Smits.

Sober, maar innovatief voorzitterschap

Een van de uitgangspunten was de wens een sober én innovatief voorzitterschap neer te zetten. ‘Daarbij moet je creatief zoeken naar andere oplossingen’, legt Smits uit. ‘Zo kijken we samen met de ministeries naar andere manieren van vergaderen. Kunnen we met rollenspellen tot nieuwe inzichten komen? Leent het onderwerp zich voor een werksessie? Of is het juist beter geschikt voor een scenario based policy discussion, waarbij we debatteren op basis van uitgewerkte scenario’s? Het is innovatief om op zo’n informele manier te discussiëren en tot inzichten te komen. Bezoekende landen gaan altijd tevreden weg.’

Vergaderruimten constant op de schop

Die innovatieve aanpak, en bovenal de verschillende vergadermanieren, leidt tot organisatorische uitdagingen. Want daardoor gaan de vergader- en conferentiezalen in het Europagebouw een paar keer per week op de schop. De ‘machine’ die dat mogelijk maakt, bestaat uit een uitgebreide CPEU-producten- en dienstencatalogus, 2 opslagruimten vol materialen en accountmanagers die de wensen van elk ministerie inventariseren. Uit leveranciers die de strakke planningen en draaiboeken opvolgen en ruimtes naar eis en wens ombouwen. En uit drie dutymanagers die om en om een dienst van drie dagen draaien en zorgen dat alles volgens het draaiboek verloopt.

Elektrische boten en informatieve app

Op de dag van de bijeenkomst zelf arriveren alle bewindspersonen per elektrische boot bij het Europagebouw of Scheepvaartmuseum. ‘Ook dat is nieuw’, zegt Smits. ‘Een ideale manier om het Amsterdamse verkeer te ontlasten en Amsterdam vanuit een ander perspectief te laten zien aan de deelnemers. Inmiddels zijn we zo’n 750 boottochten verder. De reacties zijn enthousiast, zeker bij mooi weer.’ Dezelfde waardering is er voor de app voor pers en deelnemers van bijeenkomsten. Die biedt praktische informatie, zoals de vergaderagenda, documenten, informatie over de bereikbaarheid en transport naar het Scheepvaartmuseum en het Europagebouw, informatie over side-events, het culturele programma en een link naar de voorzitterschapswebsite. De app is een primeur in het voorzitterschap en vervangt het programmaboekje op papier.

Demontabel en duurzaam gebouw

Eenmaal in het Europagebouw, mogen bezoekers zich verwonderen over duurzame snufjes. ‘Het gebouw is demontabel en heeft een atrium met buitenruimte. Dat maakt het in zijn vorm uniek. Daarnaast zijn er zonnepanelen op het dak, kraanwatervoorzieningen in plaats van plastic waterflesjes, warmtepompen die het pand verwarmen en koelen en waterloze herentoiletten. Niet innovatief, wel duurzaam. Zelfs de kunst in het pand past in dat rijtje. Geen portret is ingelijst. Het zijn eenvoudige posters die aan de muur zijn geplakt. Daarmee zetten we het werk van Nederlandse fotografen op een prachtige manier in de etalage.’

Van Oudhollandse kunst naar new Dutch design

Wel innovatief is de gedachte achter de geschenken voor deelnemers. Smits: ‘Daar hebben we de slag gemaakt van Oudhollandse meesters naar nieuw Dutch design. Het resultaat is een koektrommel, tafelkleed, kandelaar, vaas en theeservies in een nieuw Nederlands jasje. Innovatief en een mooie manier om de sterke creatieve sector in Nederland te tonen. Ook het culturele programma heeft een vernieuwende insteek. Veel voorzitterschappen gebruiken dit om hun land te promoten. Dit keer bieden we jonge Europese makers een Europees podium. Hoe gaan zij om met grote Europese kwesties, zoals het vluchtelingenvraagstuk, urbanisering en het financiele vraagstuk? Die vraag wordt beantwoord in zo’n 50 culturele projecten uit bijna alle EU-lidstaten.’

Lessen van nu

Het resultaat van drie maanden voorzitterschap is dat deze manier van organiseren de kosten drukt en Nederland op de kaart zet als land dat goed is in organiseren, logistiek en design. Toch heeft CPEU over de eerste maanden wat verbeterpunten. Smits: ‘Het gaat om kleine details waar we van tevoren niet over hebben nagedacht. Zo is het in het vroege voorjaar onmogelijk om een familieportret te maken van bewindslieden voor de daarvoor ingerichte fotowand. Door de lage stand van de zon is er teveel reflectie. Als de zon straks hoger staat, is het probleem opgelost. Maar dit detail nemen we voor de volgende keer mee.

Ook het klimaat vormde een uitdaging. Nu weten we dat we de thermostaat van een grote zaal met honderden mensen niet omhoog moeten draaien. Die verwarmt vanzelf. Dat heeft zich in de eerste drie maanden uitgebalanceerd.’ De laatste les komt van de ongewenste bewoners van het Europagebouw, mieren. Die kruipen waar ze kunnen. ‘Een pietepeuterig probleem’, zegt Smits, ‘maar mierenlokdoosjes doen wonderen. Niet innovatief, wel effectief.’

Tip voor Slowakije

Dit wetende en de ervaringen uit het verleden geven Smits en de CPEU voldoende bagage voor de volgende voorzitter, Slowakije. ‘Onze tip: begin op tijd. De communicatie over de inrichting van processen is het allerbelangrijkste. Intern en extern. Wat heb je afgesproken? Houdt iedereen zich daaraan? Dat is het meest relevant: gezamenlijk hetzelfde doel voor ogen hebben.’