Besluit 2011/832 - Gids voor collectieve EU-registratie, registratie voor derde landen en overkoepelende registratie overeenkomstig Verordening 1221/2009 inzake de vrijwillige deelneming van organisaties aan een gemeenschappelijk milieubeheer- en milieuauditsysteem (EMAS)

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

L 330/25

Verordening (EG) nr. 1221/2009 voorziet in de mogelijkheid van EMAS-registratie voor organisaties met meerdere vestigingen in één of meer lidstaten of in derde landen.

Ondernemingen en andere organisaties met vestigingen in verschillende lidstaten of in derde landen moeten aanvullende informatie en richtsnoeren ontvangen over de mogelijkheden om een EMAS-registratie te verkrijgen.

De maatregelen in deze verordening zijn in overeenstemming met het advies van het bij artikel 49 van Verordening (EG) nr. 1221/2009 ingestelde comité,

Situatie 1: Registratie van organisaties met vestigingen in meer dan één EU-lidstaat (collectieve EU-registratie);

Situatie 2: Registratie van enkele of collectieve organisaties met vestigingen in derde landen (registratie voor derde landen), en

Situatie 3: Registratie van organisaties met vestigingen in zowel EU-lidstaten als derde landen (overkoepelende registratie).

de vaststelling van de bevoegde instantie;

de accreditatie of vergunningverlening voor milieuverificateurs die hun werkzaamheden verrichten buiten de EU;

de onderlinge afstemming van deze procedures door de lidstaten;

de naleving van de wettelijke eisen in derde landen;

de vernieuwing, schrapping en schorsing van collectieve registraties.

In situatie 1 (collectieve EU-registratie) is de leidende bevoegde instantie de bevoegde instantie uit de lidstaat waarin de hoofdzetel of het beheercentrum van de aanvragende organisatie zich bevindt.

Bij registratie voor derde landen of overkoepelende registratie is dat de bevoegde instantie uit de lidstaat die voorziet in de registratie van organisaties van buiten de Gemeenschap en waar de verificateur is geaccrediteerd. Dit houdt in dat de lidstaat moet voorzien in de mogelijkheid van registratie voor derde landen en er bovendien verificateurs moeten zijn met een accreditatie of vergunning voor verificatie in de derde landen waar zich de vestigingen bevinden die zich willen laten registreren.

De organisaties moeten te allen tijde voldoen aan de communautaire en nationale wettelijke eisen die van toepassing zijn op de vestigingen waarop de EMAS-registratie betrekking heeft.

Volgens bijlage IV, onder B, punt g), bij de EMAS-verordening moet de milieuverklaring van een organisatie verwijzen naar de toepasselijke wettelijke milieuvoorschriften.

De organisatie kan de in artikel 4, lid 4, van de EMAS-verordening bedoelde materiële of schriftelijke bewijsstukken overleggen in de vorm van verklaringen van de bevoegde handhavingsautoriteiten waaruit blijkt dat er geen bewijs is dat zij niet aan de wettelijke voorschriften voldoet en/of het voorwerp is van een handhavingsprocedure, rechtsgeding of klachtenprocedure. De verificateurs moeten in het kader van de verificatieprocedure alle milieuvergunningen controleren die op de organisatie van toepassing zijn, dan wel iedere andere vorm van bewijs overeenkomstig het rechtsstelsel dat van kracht is in de lidstaat waar de vestiging zich bevindt.

Bij collectieve EU-registratie is de plaats van de hoofdzetel of het beheercentrum (in die volgorde) van de organisatie bepalend voor de vaststelling van de leidende bevoegde instantie.

Bij collectieve EU-registratie werkt de leidende bevoegde instantie uitsluitend samen met alle bevoegde instanties in de lidstaten waar zich vestigingen bevinden waarop de collectieve registratie betrekking heeft.

De leidende bevoegde instantie is verantwoordelijk voor de registratie en coördineert de procedure met andere relevante bevoegde instanties.

De leidende bevoegde instantie gaat niet over tot registratie, schorsing, schrapping of vernieuwing van de registratie van een organisatie als de bevoegde instantie uit een andere lidstaat waar zich de vestigingen bevinden waarop de registratie betrekking heeft, niet instemt met de registratie, schorsing, schrapping of vernieuwing (zie de punten 3.4. en 3.6 van dit document). Bovendien kan de leidende bevoegde instantie overeenkomstig punt 3.4.6 ook besluiten tot een procedure voor een meer beperkte collectieve registratie (bv. zonder de betwiste vestiging).

Bevoegde instanties moeten hun activiteiten coördineren met de accreditatie- en vergunningsinstanties in hun lidstaat, teneinde te waarborgen dat zowel de bevoegde instantie als de accreditatie- en vergunningsinstantie hun respectieve taken op gecoördineerde wijze kunnen uitvoeren.

Binnen zes maanden na aanneming van deze gids dienen er algemene beginselen en specifieke procedures voor coördinatie tussen de bevoegde instanties te worden geformuleerd en goedgekeurd door het forum van bevoegde instanties. Vervolgens worden zij ter goedkeuring voorgelegd overeenkomstig de in artikel 48, lid 2, en artikel 49, lid 3, van de EMAS-verordening bedoelde regelgevingsprocedure met toetsing.

Het forum van bevoegde instanties stelt standaardformulieren op in alle officiële talen van de Europese Unie voor de uitvoering van bovengenoemde coördinatieprocedures. Om doelmatige communicatie mogelijk te maken en de kans op misverstanden wegens taalproblemen tot een minimum te beperken, zullen de standaardformulieren overwegend aankruisvakjes bevatten en slechts in heel beperkte mate ruimte bieden voor het maken van opmerkingen in de vorm van vrije tekst. Schriftelijke bewijzen van deze communicatie, per post, e-mail of fax, dienen te worden bewaard met het oog op eventuele geschillen tussen bevoegde instanties.

Voornoemde formulieren dienen vergezeld te gaan van een als bijwerkbare bijlage opgenomen lijst van de toepasselijke vergoedingen in alle lidstaten.

De hoofdstukken V en VI van de EMAS-verordening bevatten algemene regels voor EMAS-milieuverificateurs, voor hun accreditatie of vergunning, en voor het verificatieproces.

De verificatie van het milieubeheersysteem en de validering van de EMAS-milieuverklaring moeten worden uitgevoerd door een EMAS-milieuverificateur die voor de desbetreffende reikwijdte is geaccrediteerd of een vergunning heeft overeenkomstig de NACE-codes (2).

Bij registratie van een organisatie met meerdere vestigingen en activiteiten dient de accreditatie van de verificateur(s) alle NACE-codes van de vestigingen en activiteiten van de organisatie te bestrijken. Als een verificateur geen accreditatie of vergunning heeft voor alle desbetreffende NACE-codes, moet in voorkomend geval worden samengewerkt met andere geaccrediteerde milieuverificateurs. De organisatie die zich wil laten registreren, bepaalt zelf of zij diverse geaccrediteerde verificateurs wil inzetten overeenkomstig artikel 4 van de EMAS-verordening. Naast een tekort aan geaccrediteerde verificateurs voor de desbetreffende NACE-codes kan een organisatie nog andere redenen hebben om diverse verificateurs in te zetten (bv. plaatselijke ervaring, talenkennis of de wens om de EMAS-verificatie te combineren met certificering volgens andere normen). Alle samenwerkende verificateurs moeten de verklaring van artikel 25, lid 9, van de EMAS-verordening en de EMAS-milieuverklaring ondertekenen. Elke ingezette verificateur is verantwoordelijk voor de uitkomst van het deel van de verificatie dat betrekking heeft op zijn deskundigheidsgebied (meestal gerelateerd aan bepaalde NACE-codes). Het feit dat alle ingezette verificateurs dezelfde verklaring moeten ondertekenen, stelt de leidende bevoegde instantie in staat elk van hen te identificeren. Dat betekent dat de leidende bevoegde instantie via de samenwerkende bevoegde instanties (die op hun beurt hun werkzaamheden moeten coördineren met de accreditatie- en vergunningsinstanties) kan controleren of alle ingezette verificateurs hebben voldaan aan de verplichting van voorafgaande kennisgeving als bedoeld in artikel 23, lid 2, van de EMAS-verordening. Verder kan de leidende bevoegde instantie controleren of de NACE-codes van de ingezette verificateurs die van de desbetreffende organisatie bestrijken.

Verificateurs die in een lidstaat een accreditatie of vergunning hebben, mogen ook in andere lidstaten werkzaamheden verrichten. Verificateurs die voornemens zijn in een andere lidstaat werkzaamheden te gaan verrichten, dienen daarvan ten minste vier weken vooraf kennis te geven aan de accreditatie- of vergunningsinstantie in die lidstaat.

De accreditatie- of vergunningsinstantie die toeziet op de verificateurs die werkzaam zijn in de lidstaat waarin zij zich bevindt, zendt bij problemen en/of negatieve resultaten een toezichtrapport naar de bevoegde instantie in die lidstaat. Vervolgens zendt deze bevoegde instantie het toezichtrapport door naar de leidende bevoegde instantie die belast is met de collectieve EU-registratie.

Indien een verificateur een geval van niet-naleving constateert bij verificatie voor de eerste registratie, mag hij de verklaring van artikel 25, lid 9, van de EMAS-verordening en de EMAS-milieuverklaring niet ondertekenen.

Indien een verificateur een geval van niet-naleving constateert in de geldigheidsperiode van de registratie of bij vernieuwing, kan hij aan de (leidende) bevoegde instantie melden dat de betrokken organisatie niet meer aan de EMAS-eisen voldoet. Bij vernieuwing van de EMAS-registratie mag hij de verklaring van artikel 25, lid 9, en de bijgewerkte EMAS-milieuverklaring alleen ondertekenen als de organisatie aantoont maatregelen te hebben genomen (in overleg met de handhavingsautoriteiten) om te waarborgen dat zij weer aan de wettelijke eisen voldoet. Als de organisatie onvoldoende maatregelen treft om het nalevingsprobleem op te lossen, mag de verificateur de bijgewerkte verklaring niet valideren en de verklaring en de EMAS-milieuverklaring niet ondertekenen. De EMAS-milieuverificateur mag dus alleen bij volledige naleving de verklaring ondertekenen en de EMAS-milieuverklaring valideren.

De hoofdstukken II, III en IV van de EMAS-verordening bevatten algemene regels voor de registratie.

De organisatie moet in een vroeg stadium in contact treden met de verificateur(s) en de leidende bevoegde instantie om alle taalkwesties op te helderen in verband met de documenten die nodig zijn voor registratie, met inachtneming van de eisen van artikel 5, lid 3, en bijlage IV, onder D, van de EMAS-verordening.

De leidende bevoegde instantie controleert de informatie in de aanvraag en neemt daarvoor contact op met de andere betrokken bevoegde instanties. Daarbij informeren de betrokken bevoegde instanties de leidende bevoegde instantie over de geldigheid van de informatie van de desbetreffende nationale vestigingen.

Via hun accreditatie- en vergunningsinstanties controleren de betrokken bevoegde instanties voor hun respectieve lidstaten of de voor de registratieprocedure ingezette verificateur(s) een accreditatie of vergunning heeft (hebben) voor alle voor de registratie relevante NACE-codes. Dat houdt in dat de bevoegde instantie controleert of de verificateur(s) heeft (hebben) voldaan aan de voorschriften van artikel 24, lid 1, van de EMAS-verordening inzake tijdige kennisgeving (ten minste vier weken vóór elke verificatie in een lidstaat). De bevoegde instantie laat daartoe in elk geval met een eenvoudig bericht aan de accreditatie- en vergunningsinstantie in de eigen lidstaat weten dat er vestigingen moeten worden geregistreerd op basis van verificatie-/valideringswerkzaamheden van verificateurs uit andere lidstaten. Indien de accreditatie- en vergunningsinstantie de verificateur onvoldoende bekwaam acht, kan zij de verificateur verplichten te voldoen aan de desbetreffende eisen of de bevoegde instantie informeren over de kwestie. Zonder deze minimale vorm van communicatie tussen de bevoegde instanties en de accreditatie- en vergunningsinstanties, evenals tussen de bevoegde instanties en de leidende bevoegde instantie, zou het toezicht ondermijnd kunnen worden.

Alle bij de registratieprocedure betrokken bevoegde instanties controleren aan de hand van hun nationale procedures of de vestigingen in de eigen lidstaat aan de EMAS-verordening voldoen. Zij informeren de leidende bevoegde instantie over hun besluit (kan wel/niet worden geregistreerd). Bij een negatief besluit informeert de bevoegde instantie de leidende bevoegde instantie over de motivering daarvan in de vorm van een verklaring. Aangezien die verklaring bindend is, kan de leidende bevoegde instantie ofwel besluiten de procedure voor collectieve registratie te staken tot voldaan is aan de voorschriften van de verordening (in welk geval geen van de vestigingen wordt geregistreerd volgens EMAS) ofwel de organisatie informeren dat zij een procedure voor collectieve registratie zonder de betwiste vestiging kan starten.

Na het besluit over registratie informeert de leidende bevoegde instantie alle betrokken nationale bevoegde instanties, die op hun beurt hun respectieve handhavingsautoriteiten informeren.

Opmerking:

De Europese Commissie moedigt de betrokken bevoegde instanties aan elkaar de contactgegevens van hun handhavingsautoriteiten door te geven voor de uitwisseling van informatie tussen de bevoegde instanties en de handhavingsautoriteiten wanneer aan laatstgenoemden geen gevallen van niet-naleving bekend zijn.

Het toezicht op de naleving van de wettelijke eisen op nationaal niveau wordt gewaarborgd door de nationale handhavingsautoriteiten en door verificateurs tijdens het verificatieproces. Bij constatering van niet-naleving informeren deze autoriteiten de nationale bevoegde instantie, die op haar beurt de leidende bevoegde instantie informeert.

Als een bevoegde instantie in de lidstaat waarin zich een vestiging bevindt van de organisatie die de aanvraag van de collectieve registratie in kwestie doet, bewijs van inbreuk op de toepasselijke wettelijke eisen, klachten of enige andere relevante informatie aantreft voor naleving van de eisen inzake registratie, vernieuwing, schorsing en schrapping, zendt zij onverwijld een toezichtrapport over het probleem aan de leidende bevoegde instantie.

Sommige lidstaten zijn verplicht een vergoeding in rekening te brengen volgens hun nationale wetgeving. Het is niet aan de leidende bevoegde instantie te besluiten over vergoedingen die zijn vastgelegd in de wetgeving van andere lidstaten. De rol van de leidende bevoegde instantie is in dit verband beperkt tot het informeren van de organisatie over het totaalbedrag en de afzonderlijke vergoedingen verschuldigd aan de nationale bevoegde instanties die betrokken zijn bij de registratieprocedure. Tevens laat de leidende bevoegde instantie de organisatie weten dat alle betrokken bevoegde instanties de vergoedingen in verband met de registratie van de nationale vestigingen waarop een procedure voor de collectieve registratie betrekking heeft, rechtstreeks aan de respectieve nationale vestigingen van de aanvragende organisatie in rekening brengen.

Alle betrokken bevoegde instanties informeren de leidende bevoegde instantie dat de vergoedingen daadwerkelijk zijn betaald vóór registratie, zoals bepaald in artikel 5, lid 2, onder d) van de EMAS-verordening.

Opmerking:

De Europese Commissie moedigt alle lidstaten ten zeerste aan mogelijkheden te onderzoeken om de vergoedingen die van toepassing zijn op organisaties die collectieve registratie aanvragen, te verlagen. Bij collectieve registratie maakt alleen de leidende bevoegde instantie administratieve kosten die vergelijkbaar zijn met die van een reguliere registratie, terwijl de betrokken bevoegde instanties er minder bemoeienis mee hebben en hun kosten dus lager zijn. Lagere kosten maken EMAS en collectieve registratie aantrekkelijker.

De bevoegde instanties moeten de vergoedingen voor de registratie van de bij een collectieve registratie betrokken nationale vestigingen rechtstreeks in rekening brengen bij de respectieve nationale vestigingen van de aanvragende organisatie.

Indien een reeds geregistreerde organisatie besluit collectieve EU-registratie aan te vragen, kan de leidende bevoegde instantie op verzoek van de organisatie de reikwijdte van de bestaande registratie uitbreiden, met behoud van het bestaande nummer in het nationale register. De inschrijving moet ook met het nieuwe registratienummer worden opgenomen in het nationale register. In dergelijke gevallen dienen alle overige betrokken bevoegde instanties in lidstaten waar de organisatie al geregistreerde vestigingen heeft, ervoor te zorgen dat de bestaande registraties onder de nieuwe registratienummers in de respectieve registers worden opgenomen.

Op deze specifieke procedure zijn de algemene regels voor schorsing en schrapping volgens artikel 15 van de EMAS-verordening van toepassing.

Eventuele klachten over de geregistreerde organisatie moeten aan de leidende bevoegde instantie worden bekendgemaakt.

Iedere bevoegde instantie is belast met de procedures inzake de vestigingen van de organisatie in de eigen lidstaat. Indien een organisatie moet worden geschorst of geschrapt uit het EMAS-register, stelt de samenwerkende bevoegde instantie de leidende bevoegde instantie door middel van een verklaring in kennis van haar standpunt. Dat betekent dat de nationale bevoegde instanties alleen verklaringen over de nationale vestigingen in hun eigen lidstaat afgeven. Indien uit een van die verklaringen blijkt dat een nationale vestiging niet kan worden geregistreerd, start de leidende bevoegde instantie de in artikel 15 van de EMAS-verordening bedoelde procedure voor schrapping of schorsing. Alvorens een definitief besluit te nemen over schrapping of schorsing van de organisatie, stelt de leidende bevoegde instantie de andere samenwerkende bevoegde instanties in kennis van de redenen voor schorsing of schrapping door één of meer bevoegde instanties. De leidende bevoegde instantie dient tevens de hoofdzetel of het beheercentrum van de organisatie te informeren over de genomen beslissing en de redenen voor de voorgestelde schrapping of schorsing. Vervolgens biedt de leidende bevoegde instantie de organisatie de mogelijkheid de gehele organisatie te laten schrappen uit het EMAS-register of de betwiste vestigingen niet meer onder de collectieve registratie te laten vallen.

Onderlinge geschillen tussen nationale bevoegde instanties die betrokken zijn bij de collectieve registratie, worden beslecht binnen het forum van bevoegde instanties. Geschillen tussen de leidende bevoegde instantie en de organisatie worden beslecht volgens het nationale recht van het land waarin de leidende bevoegde instantie zich bevindt. Geschillen tussen de organisatie en afzonderlijke bevoegde instanties, bijvoorbeeld over de naleving van de wettelijke eisen door afzonderlijke nationale vestigingen in het kader van de collectieve registratie, worden beslecht volgens het toepasselijke nationale recht van de desbetreffende lidstaat. Geschillen worden beslecht overeenkomstig artikel 15 van de EMAS-verordening.

Als er binnen het forum van bevoegde instanties geen schikking kan worden getroffen tussen de betrokken bevoegde instanties, kan de registratieprocedure zonder de betwiste vestigingen worden voortgezet.

De EMAS-milieuverklaring en andere relevante documenten moeten worden ingediend in de officiële taal of talen van de lidstaat waarin de leidende bevoegde instantie zich bevindt (artikel 5, lid 3). Als een organisatie een collectieve milieuverklaring met informatie over afzonderlijke vestigingen indient, moet die informatie tevens zijn opgesteld in de officiële taal of talen van die lidstaten waarin die vestigingen zich bevinden.

De organisaties moeten te allen tijde voldoen aan de desbetreffende nationale wettelijke eisen van de derde landen waar zich de vestigingen bevinden waarop de EMAS-registratie betrekking heeft.

Om te waarborgen dat EMAS te allen tijde beantwoordt aan de ambitieuze doelstelling van het systeem en geloofwaardig blijft, moeten de milieuprestaties van een organisatie in een derde land zo dicht mogelijk in de buurt komen van het niveau waaraan EU-organisaties moeten voldoen volgens de toepasselijke Europese en nationale wetgeving. Het is daarom wenselijk dat organisaties van buiten de Gemeenschap niet alleen naar de toepasselijke nationale milieuvoorschriften verwijzen, maar in de milieuverklaring ook refereren aan de wettelijke milieuvoorschriften die van toepassing zijn op soortgelijke organisaties in de lidstaat waar zij hun registratieaanvraag willen indienen (artikel 4, lid 4, van de EMAS-verordening). Bij het stellen van aanvullende, ambitieuzere doelen moeten de milieueisen in dat overzicht als referentie dienen, maar in dat geval zijn zij niet bindend voor de beoordeling van de naleving van de wettelijke eisen door de organisatie.

Volgens bijlage IV, onder B, punt g), bij de EMAS-verordening moet de milieuverklaring van een organisatie een verwijzing naar de toepasselijke milieuvoorschriften uit de nationale wetgeving bevatten.

Voor vestigingen in derde landen dient het schriftelijke bewijs als bedoeld in artikel 4, lid 4, van de EMAS-verordening bij voorkeur te bestaan uit:

De lidstaten besluiten aan de hand van hun middelen en operationele procedures of zij voorzien in de registratie voor derde landen. lidstaten die daartoe besluiten, dienen ervoor te zorgen dat hun nationale accreditatie- of vergunningsinstanties voorzien in de mogelijkheid van accreditatie van, of verlening van een vergunning aan milieuverificateurs voor EMAS-registratie voor derde landen. Alleen lidstaten die het beginsel van „registratie voor derde landen” aanvaarden, zijn gerechtigd tot registratie van organisaties die actief zijn in derde landen.

Als een lidstaat besluit overeenkomstig artikel 3, lid 3, van de EMAS-verordening te voorzien in de mogelijkheid van registratie voor derde landen, zal het in de praktijk afhangen van de beschikbaarheid van geaccrediteerde verificateurs of het mogelijk is een registratie te verkrijgen van die lidstaat. De potentiële verificateur moet in de lidstaat die de mogelijkheid van registratie voor derde landen biedt, geaccrediteerd zijn voor het derde land en voor de economische sector(en) waarop de registratieprocedure betrekking heeft (volgens de NACE-codes).

Toelichting:

Dat betekent dat de verificateur die de verificatie in een bepaald derde land gaat uitvoeren, voor dat derde land geaccrediteerd moet zijn door de accreditatie- en vergunningsinstantie van de lidstaat die voorziet in de mogelijkheid van registratie voor derde landen en waar de organisatie registratie wil aanvragen.

De accreditatie of vergunning die verificateurs kunnen verkrijgen voor derde landen, moet vermelden op welke derde landen zij betrekking heeft, zodat de registratiebevoegdheden voldoen aan de eisen van artikel 22, lid 2, van de EMAS-verordening. De lidstaten bepalen zelf of zij voor elk derde land een afzonderlijke certificering afgeven dan wel een algemene accreditatie verkiezen met als bijlage een geografisch overzicht van de landen waarin de verificatie-instanties hun werkzaamheden mogen verrichten.

Toelichting:

Uit artikel 22, „Aanvullende eisen met betrekking tot milieuverificateurs die werkzaamheden ontplooien in derde landen”, blijkt duidelijk dat de accreditatie en vergunningverlening voor derde landen slechts een aanvulling vormen op een basisaccreditatie/basisvergunningverlening voor Europa. Dat houdt in dat de accreditatie/vergunningverlening voor derde landen een aanvulling vormt op de algemene accreditatie/vergunningverlening binnen een bepaalde sector en de daarbij behorende eisen. Accreditatie/vergunningverlening voor derde landen moet daarom de accreditatie/vergunningverlening voor een van de lidstaten en binnen een bepaalde sector omvatten.

Beschikt een verificateur eenmaal over een accreditatie of vergunning in een bepaalde lidstaat, dan kan hij volgens artikel 24 van de verordening verificatiewerkzaamheden uitvoeren in andere lidstaten.

Een lidstaat met meer dan één bevoegde instantie moet bepalen bij welke bevoegde instantie registratie voor derde landen kan worden aangevraagd. Dat dient dezelfde instantie te zijn als die welke is aangewezen volgens punt 5.3.1.

Organisaties die uitsluitend vestigingen in derde landen hebben, moeten hun aanvraag indienen bij een daartoe aangewezen bevoegde instantie in een lidstaat die aan de volgende voorwaarden voldoet:

De bevoegde instanties moeten hun activiteiten coördineren met de accreditatie- en vergunningsinstanties in hun lidstaten, teneinde te waarborgen dat, wanneer de lidstaten voorzien in de mogelijkheid van registratie van organisaties uit derde landen, zowel de bevoegde instantie als de accreditatie- en vergunningsinstantie hun respectieve taken op gecoördineerde wijze kunnen uitvoeren.

De hoofdstukken V en VI van de EMAS-verordening bevatten algemene regels voor EMAS-milieuverificateurs, voor hun accreditatie of vergunning, en voor het verificatieproces.

Lidstaten waarin registratie voor derde landen mogelijk is, moeten een systeem opzetten voor de accreditatie van, en vergunningverlening aan verificateurs voor derde landen. Verificateurs ontvangen hun accreditatie of vergunning per land als aanvulling op een algemene accreditatie of vergunning, overeenkomstig de specificaties in dit onderdeel.

De verificateur(s) moet(en) een accreditatie of vergunning hebben voor alle NACE-codes van de activiteiten die de organisatie uitvoert via de vestigingen waarop de registratieprocedure betrekking heeft. Gezien de mogelijk brede reikwijdte van activiteiten kunnen organisaties naar eigen inzicht diverse geaccrediteerde verificateurs inzetten. Het kan in feite moeilijk, zo niet onmogelijk, zijn een enkele verificateur aan te wijzen voor alle activiteiten van grote organisaties. Als de verificateur zelf geen accreditatie of vergunning heeft voor de desbetreffende NACE-codes, moet in voorkomend geval worden samengewerkt met andere milieuverificateurs. De organisatie die zich wil laten registreren, bepaalt zelf of zij diverse verificateurs met een accreditatie of vergunning wil inschakelen overeenkomstig artikel 4 van de EMAS-verordening. Naast een tekort aan geaccrediteerde verificateurs voor de desbetreffende NACE-codes kan een organisatie nog andere redenen hebben om diverse verificateurs in te zetten (bv. plaatselijke ervaring, talenkennis of de wens om de EMAS-verificatie te combineren met certificering volgens andere normen).

Alle samenwerkende verificateurs moeten de verklaring van artikel 25, lid 9, en de EMAS-milieuverklaring ondertekenen. Elke ingezette verificateur is verantwoordelijk voor de uitkomst van het deel van de verificatie dat betrekking heeft op zijn deskundigheidsgebied (meestal gerelateerd aan bepaalde NACE-codes). Het feit dat alle ingezette verificateurs dezelfde verklaring moeten ondertekenen, stelt de bevoegde instantie in staat elk van hen te identificeren. Dat betekent dat de bevoegde instantie via de accreditatie- en vergunningsinstanties kan controleren of alle ingezette verificateurs hebben voldaan aan de verplichting van voorafgaande kennisgeving als bedoeld in artikel 23, lid 2, van de EMAS-verordening. Verder kan de bevoegde instantie controleren of de NACE-codes van de ingezette verificateurs die van de desbetreffende organisatie bestrijken.

Verificateurs die werkzaamheden willen verrichten in derde landen, moeten een specifieke accreditatie of vergunning voor het land in kwestie verkrijgen als aanvulling op een algemene accreditatie of licentie, overeenkomstig de specificaties van de EMAS-verordening. Dat betekent dat zij moeten beschikken over:

De verificateurs moeten in het kader van de verificatieprocedure alle milieuvergunningen controleren die van toepassing zijn op de organisatie, of iedere andere vorm van bewijs overeenkomstig het rechtsstelsel dat van kracht is in de landen waarop de aanvraag betrekking heeft.

In derde landen moet de verificateur naast het uitvoeren van zijn reguliere taken met name grondig controleren op naleving van de wettelijke eisen door een organisatie en de vestigingen waarop de registratieprocedure betrekking heeft. Daarbij dient hij, met bijzondere inachtneming van artikel 13, lid 2, onder c), van de EMAS-verordening, te controleren of er geen bewijs is van niet-naleving op milieugebied. De verificateur moet de bevindingen van de handhavingsautoriteiten benutten en die autoriteiten derhalve verzoeken om gedetailleerde informatie over de naleving van de wettelijke eisen. De verificateur moet controleren of de ontvangen materiële bewijsstukken, bijvoorbeeld een schriftelijk verslag van de bevoegde handhavingsautoriteit, de naleving van de wettelijke eisen afdoende aantonen. Als milieuverificateurs geen bewijs van niet-naleving aantreffen, vermelden zij dat in hun verklaring over de verificatie- en valideringswerkzaamheden (bijlage VII bij de EMAS-verordening). Deze verklaring moet door de verificateur worden ondertekend. De verificateur heeft als taak de naleving van de eisen van de EMAS-verordening te controleren aan de hand van gebruikelijke audittechnieken, die moeten worden uitgevoerd overeenkomstig de EMAS-verordening. De verificateur kan eventueel een risicobeoordeling uitvoeren om te waarborgen dat de registratie van de vestigingen in het derde land eenzelfde kwaliteitsniveau heeft als die van vergelijkbare vestigingen in de EU.

Overeenkomstig artikel 13, lid 2, onder d), van de EMAS-verordening moet de verificateur controleren of er geen ter zake dienende klachten zijn van belanghebbenden of dat klachten adequaat zijn opgelost.

Lidstaten die de mogelijkheid van registratie voor derde landen bieden, moeten maatregelen treffen om het accreditatieproces zodanig te versterken dat de voor bepaalde derde landen geaccrediteerde verificateurs over afdoende deskundigheid beschikken om te controleren of de organisatie beantwoordt aan de toepasselijke nationale wetgeving in het derde land.

Lidstaten die de mogelijkheid van registratie voor derde landen bieden, kunnen op vrijwillige basis specifieke bepalingen invoeren om de controle op de naleving van de wettelijke eisen te versterken en om te waarborgen dat de registratieprocedure vergelijkbaar is met die in de EU. In het bijzonder kunnen lidstaten de mogelijkheid overwegen om overeenkomsten te sluiten (bilaterale overeenkomst, memorandum van overeenstemming enz.). Dergelijke overeenkomsten zouden een procedure kunnen bevatten voor de communicatie over de naleving van wettelijke eisen tussen de handhavingsautoriteit in het derde land en de lidstaat, evenals voor de wijze waarop niet-naleving van de toepasselijke wettelijke eisen wordt gemeld bij de bevoegde instantie van de lidstaat in de periode tussen de eerste registratie en een vernieuwing respectievelijk de daaropvolgende vernieuwing.

De milieuverificateur moet ten minste zes weken vóór de verificatie of validering in een derde land zijn accreditatie- of vergunningsgegevens en de tijd en plaats van verificatie of validering doorgeven aan de accreditatie- of vergunningsinstantie van de lidstaat waarin de desbetreffende organisatie registratie wil aanvragen of geregistreerd is. Het is ook mogelijk kennis te geven aan de bevoegde instantie van de lidstaat waarvoor de registratie van de vestigingen wordt aangevraagd.

Indien een verificateur tijdens de registratieprocedure een geval van niet-naleving constateert, mag hij de EMAS-milieuverklaring en de verklaring van artikel 25, lid 9, van de EMAS-verordening niet ondertekenen.

Indien een verificateur een geval van niet-naleving constateert in de geldigheidsperiode van de registratie of bij vernieuwing, kan hij aan de bevoegde instantie melden dat de betrokken organisatie niet meer voldoet aan de EMAS-eisen. Bij vernieuwing van de EMAS-registratie mag hij de verklaring van artikel 25, lid 9, en de bijgewerkte EMAS-milieuverklaring alleen ondertekenen als de organisatie aantoont afdoende maatregelen te hebben genomen (in overleg met de handhavingsautoriteiten) om te waarborgen dat zij weer aan de wettelijke eisen voldoet. Als de organisatie tegenover de verificateur niet kan aantonen voldoende maatregelen te hebben getroffen om het nalevingsprobleem op te lossen, mag de verificateur de bijgewerkte verklaring niet valideren en de verklaring en de EMAS-milieuverklaring niet ondertekenen.

De organisatie moet in een vroeg stadium in contact treden met de verificateur(s) en de bevoegde instantie om alle taalkwesties op te helderen in verband met de documenten die voor registratie nodig zijn, met inachtneming van de eisen van artikel 5, lid 3, en bijlage IV, onder D, van de EMAS-verordening.

Alvorens registratie aan te vragen bij de bevoegde instantie, moet de organisatie aan de verificateur materiële of schriftelijke bewijsstukken verstrekken waaruit blijkt dat er geen sprake is van niet-naleving van de toepasselijke wettelijke milieuvoorschriften als beschreven in punt 4.1.4 van dit document.

Na te hebben voldaan aan de EMAS-eisen, met name de eisen inzake de registratieprocedure beschreven in bijlage II bij de verordening, en na de EMAS-milieuverklaring te hebben laten valideren door een verificateur met een accreditatie of vergunning, zendt de organisatie het aanvraagformulier en de desbetreffende documenten, met inbegrip van de bijlagen VI en VII, voor registratie naar de bevoegde instantie.

De bevoegde instantie controleert de informatie in de aanvraag en neemt daartoe contact op met de nationale accreditatie- of vergunningsinstantie.

De accreditatie- en vergunningsinstantie beoordeelt de deskundigheid van de milieuverificateur aan de hand van de elementen beschreven in de artikelen 20, 21 en 22 van de EMAS-verordening. Indien de accreditatie- en vergunningsinstantie de verificateur onvoldoende bekwaam acht, kan zij de verificateur verplichten te voldoen aan de desbetreffende eisen en de bevoegde instantie informeren over de kwestie. Van haar kant moet de bevoegde instantie aan de accreditatie- of vergunningsinstantie in elk geval een eenvoudig bericht zenden dat er een registratieaanvraag is ontvangen en dat er vestigingen in derde landen moeten worden geregistreerd. Na ontvangst van dit bericht stelt de accreditatie- en vergunningsinstantie de bevoegde instantie in kennis van haar bevindingen inzake de desbetreffende verificateur(s). Op basis daarvan kan de bevoegde instantie definitief vaststellen of de voor de registratieprocedure ingezette verificateur(s) een accreditatie of vergunning heeft (hebben) voor alle voor de registratie relevante NACE-codes. Zonder deze minimale vorm van communicatie tussen de bevoegde instantie en de accreditatie- en vergunningsinstantie zou het toezicht ondermijnd kunnen worden.

De bevoegde instantie die met de registratie belast is, coördineert de controle op de naleving van de wettelijke eisen op basis van de informatie die de organisatie aan de verificateur heeft verstrekt. Alleen als een lidstaat bijzondere overeenkomsten met derde landen heeft gesloten waarin is bepaald dat de lidstaat de handhavingsautoriteiten in derde landen kan benaderen, kan de lidstaat de naleving van de wettelijke eisen rechtstreeks bij de handhavingsautoriteiten in derde landen controleren. Zo niet, dan is de bevoegde instantie aangewezen op de verificateur en/of de organisatie voor het verkrijgen van materiële of schriftelijke bewijsstukken waaruit de naleving van de toepasselijke wettelijke eisen blijkt.

De bevoegde instantie is gebonden aan de algemene regels van de EMAS-verordening betreffende schrapping en schorsing.

Eventuele klachten over de geregistreerde organisatie moeten aan de bevoegde instantie worden bekendgemaakt.

Een organisatie die voor haar vestigingen in een derde land EMAS-registratie wil aanvragen en die bereid is een registratieprocedure te starten, moet accepteren dat de bevoegde instantie, alvorens een besluit te nemen, de verificateur kan vragen na te gaan welke situaties in het derde land aanleiding zouden kunnen zijn voor schrapping of schorsing. De organisatie dient de verificateur of de bevoegde instantie haar medewerking te verlenen en alle vragen te beantwoorden over eventuele aanleidingen voor schorsing of schrapping. Verder moet de organisatie bereid zijn de kosten te dragen van de werkzaamheden die de verificateur verricht om de situatie toe te lichten.

Overeenkomsten tussen de met de registratie belaste lidstaat en het derde land zouden specifieke bepalingen kunnen bevatten om toe te zien op de naleving van de wettelijke eisen en om te waarborgen dat de handhavingsautoriteiten in het derde land gevallen van inbreuk doorgeven aan de bevoegde instantie.

De verificateur is echter te allen tijde verantwoordelijk voor het controleren op de naleving van de wettelijke eisen, ook als er dergelijke overeenkomsten bestaan. In de nalevingscontroles moet worden ingegaan op mogelijke klachten en gevallen van niet-conformiteit die kunnen leiden tot schrapping of schorsing van de registratie.

Ngo’s die in het derde land actief zijn, kunnen worden geraadpleegd en als informatiebron worden gebruikt. In elk geval moet de verificateur de bevoegde instantie in kennis stellen van alle relevante informatie die hij tijdens het verificatieproces vergaart.

De EMAS-milieuverklaring en andere relevante documenten moeten voor registratie worden ingediend in de officiële taal of talen van de lidstaat waarin de bevoegde instantie zich bevindt (artikel 5, lid 3). Als een organisatie een collectieve milieuverklaring met informatie over afzonderlijke vestigingen in verschillende derde landen indient, moet die informatie tevens zijn opgesteld in de officiële taal of talen van de derde landen waarin die vestigingen zich bevinden.

De organisatie moet te allen tijde voldoen aan de communautaire en nationale wettelijke eisen die van toepassing zijn op de vestigingen waarop de EMAS-registratie betrekking heeft.

Om te waarborgen dat EMAS te allen tijde beantwoordt aan de ambitieuze doelstelling van het systeem en geloofwaardig blijft, moeten de milieuprestaties van een organisatie in een derde land zo dicht mogelijk in de buurt komen van het niveau waaraan EU-organisaties moeten voldoen volgens de toepasselijke Europese en nationale wetgeving. Het is daarom wenselijk dat organisaties met vestigingen buiten de Gemeenschap niet alleen naar de toepasselijke nationale milieuvoorschriften verwijzen, maar in de milieuverklaring ook refereren aan de wettelijke milieuvoorschriften die van toepassing zijn op soortgelijke organisaties in de lidstaat waar zij hun registratieaanvraag willen indienen (artikel 4, lid 4, van de EMAS-verordening). Bij het stellen van aanvullende, ambitieuzere doelen moeten de milieueisen in dat overzicht als referentie dienen, maar in dat geval zijn zij niet bindend voor de beoordeling van de naleving van de wettelijke eisen door de organisatie.

Voor vestigingen in derde landen dient het schriftelijke bewijs als bedoeld in artikel 4, lid 4, van de verordening te bestaan uit:

De bepalingen van punt 4.2 inzake EMAS-accreditatie en -vergunningverlening voor derde landen zijn van toepassing.

Een lidstaat met meer dan één bevoegde instantie moet bepalen bij welke bevoegde instantie overkoepelende registratie kan worden aangevraagd. Dat dient dezelfde instantie te zijn als die welke is aangewezen volgens punt 4.3.1.

Aanvragen voor overkoepelende registratie, dat wil zeggen, aanvragen van organisaties met vestigingen in EU-lidstaten en in derde landen, moeten worden ingediend bij een daartoe aangewezen bevoegde instantie in een lidstaat die voldoet aan de volgende voorwaarden:

De lidstaat waarin de met deze procedure belaste bevoegde instantie zich bevindt, wordt bepaald volgens onderstaande voorwaarden, in volgorde van voorkeur:

Als de aanvraag meer dan één lidstaat betreft, moet de in punt 3.2 beschreven procedure voor coördinatie tussen de betrokken bevoegde instanties worden gevolgd. De desbetreffende bevoegde instantie fungeert vervolgens als leidende bevoegde instantie volgens de aspecten die van toepassing zijn op de procedure voor collectieve EU-registratie.

De hoofdstukken V en VI van de EMAS-verordening bevatten algemene regels voor EMAS-milieuverificateurs, voor hun accreditatie of vergunning, en voor het verificatieproces.

Lidstaten waarin registratie voor derde landen mogelijk is, moeten een systeem opzetten voor de accreditatie van, en vergunningverlening aan verificateurs voor derde landen. Verificateurs ontvangen hun accreditatie of vergunning per land als aanvulling op een algemene accreditatie of vergunning, overeenkomstig de specificaties in dit onderdeel.

Bij overkoepelende registratie van een organisatie met meerdere vestigingen en activiteiten dient de accreditatie van de verificateur(s) alle NACE-codes van de vestigingen en activiteiten van de organisatie te bestrijken. Voor vestigingen in derde landen moet(en) de verificateur(s) voor alle derde landen en alle NACE-codes van alle vestigingen waarop de aanvraag van overkoepelende registratie betrekking heeft, een accreditatie of vergunning hebben in de lidstaat waar de organisatie de registratie wil aanvragen. Gezien de mogelijk brede reikwijdte van activiteiten kunnen organisaties naar eigen inzicht diverse geaccrediteerde verificateurs inzetten. Het kan in feite moeilijk, zo niet onmogelijk, zijn één enkele verificateur aan te wijzen voor alle activiteiten van grote organisaties. Als de verificateur zelf geen accreditatie of vergunning heeft voor de desbetreffende NACE-codes of landen, moet in voorkomend geval worden samengewerkt met andere geaccrediteerde milieuverificateurs. De organisatie die zich wil laten registreren, bepaalt zelf of zij diverse verificateurs met een accreditatie of vergunning wil inschakelen overeenkomstig artikel 4 van de EMAS-verordening. Naast een tekort aan geaccrediteerde verificateurs voor de desbetreffende NACE-codes kan een organisatie nog andere redenen hebben om diverse verificateurs in te zetten (bv. plaatselijke ervaring, talenkennis of de wens om de EMAS-verificatie te combineren met certificering volgens andere normen).

Alle samenwerkende verificateurs moeten de verklaring van artikel 25, lid 9, van de EMAS-verordening en de EMAS-milieuverklaring ondertekenen. Elke ingezette verificateur is verantwoordelijk voor de uitkomst van het deel van de verificatie dat betrekking heeft op zijn deskundigheidsgebied (meestal gerelateerd aan bepaalde NACE-codes). Het feit dat alle ingezette verificateurs dezelfde verklaring moeten ondertekenen, stelt de leidende bevoegde instantie in staat elk van hen te identificeren. Dat betekent dat de leidende bevoegde instantie via de samenwerkende bevoegde instanties (die op hun beurt hun werkzaamheden moeten coördineren met de accreditatie- en vergunningsinstanties) kan controleren of alle ingezette verificateurs hebben voldaan aan de verplichting van voorafgaande kennisgeving als bedoeld in artikel 23, lid 2, van de EMAS-verordening. Verder kan de leidende bevoegde instantie controleren of de NACE-codes van de ingezette verificateurs die van de desbetreffende organisatie bestrijken.

Verificateurs die werkzaamheden willen verrichten in derde landen, moeten een specifieke accreditatie of vergunning voor het land in kwestie verkrijgen als aanvulling op een algemene accreditatie of licentie, overeenkomstig de specificaties van de EMAS-verordening. Dat betekent dat zij moeten beschikken over:

De verificateurs moeten in het kader van de verificatieprocedure alle milieuvergunningen controleren die van toepassing zijn op de organisatie, dan wel iedere andere vorm van bewijs overeenkomstig het rechtsstelsel dat van kracht is in de landen waarop de aanvraag betrekking heeft.

In derde landen moet de verificateur naast het uitvoeren van zijn reguliere taken met name grondig controleren op naleving van de wettelijke eisen door de organisatie en de vestigingen waarop de registratieprocedure betrekking heeft. Daarbij dient hij, met bijzondere inachtneming van artikel 13, lid 2, onder c), van de EMAS-verordening, na te gaan of er geen bewijs is van niet-naleving op milieugebied. De verificateur moet de bevindingen van de handhavingsautoriteiten benutten en die autoriteiten derhalve verzoeken om gedetailleerde informatie over naleving van de wettelijke eisen. De verificateur moet controleren of de ontvangen materiële bewijsstukken, bijvoorbeeld een schriftelijk verslag van de bevoegde handhavingsautoriteit, naleving van de wettelijke eisen afdoende aantonen. Als milieuverificateurs geen bewijs van niet-naleving aantreffen, vermelden zij dat in hun verklaring over de verificatie- en valideringswerkzaamheden (bijlage VII bij de EMAS-verordening). Deze verklaring moet worden ondertekend door de verificateur. De verificateur heeft als taak naleving van de eisen van de EMAS-verordening te controleren aan de hand van gebruikelijke audittechnieken. De verificateur kan eventueel een risicobeoordeling uitvoeren om eenzelfde kwaliteitsniveau te waarborgen voor de vestigingen in de derde landen en die in de EU waarop de registratie betrekking heeft.

Overeenkomstig artikel 13, lid 2, onder d), van de EMAS-verordening, moet de verificateur controleren of er geen ter zake dienende klachten zijn van belanghebbenden of dat klachten adequaat zijn opgelost.

Lidstaten die de mogelijkheid van registratie voor derde landen bieden (en dus ook voor overkoepelende registratie), moeten maatregelen treffen om het accreditatieproces zodanig te versterken dat de voor bepaalde derde landen geaccrediteerde verificateurs over afdoende deskundigheid beschikken om te controleren of de organisatie beantwoordt aan de toepasselijke nationale wetgeving in het derde land.

Lidstaten die de mogelijkheid van overkoepelende registratie bieden, kunnen op vrijwillige basis specifieke bepalingen invoeren om de controle op de naleving van de wettelijke eisen te versterken en om te waarborgen dat de registratieprocedure vergelijkbaar is met die in de EU. In het bijzonder kunnen lidstaten de mogelijkheid overwegen om overeenkomsten te sluiten (bilaterale overeenkomst, memorandum van overeenstemming enz.). Dergelijke overeenkomsten zouden een procedure kunnen bevatten voor de communicatie over de naleving van wettelijke eisen tussen de handhavingsautoriteit in het derde land en de lidstaat, evenals voor de wijze waarop niet-naleving van de toepasselijke wettelijke eisen wordt gemeld bij de bevoegde instantie van de lidstaat in de periode tussen de eerste registratie en een vernieuwing respectievelijk de daaropvolgende vernieuwing.

De milieuverificateur moet ten minste zes weken vóór de verificatie of validering in een derde land zijn accreditatie- of vergunningsgegevens en de tijd en plaats van verificatie of validering doorgeven aan de accreditatie- of vergunningsinstantie van de lidstaat waarin de desbetreffende organisatie registratie wil aanvragen of geregistreerd is. Daarnaast moet de verificateur zijn accreditatie- of vergunningsgegevens doorgeven aan alle accreditatie- of vergunningsinstanties in de lidstaten waar de betrokken vestigingen zich bevinden.

Indien een verificateur tijdens de registratieprocedure een geval van niet-naleving constateert, mag hij de EMAS-milieuverklaring en de verklaring van artikel 25, lid 9, van de EMAS-verordening niet ondertekenen.

Indien een verificateur een geval van niet-naleving constateert in de geldigheidsperiode van de registratie of bij vernieuwing, kan hij aan de bevoegde instantie melden dat de betrokken organisatie niet meer aan de EMAS-eisen voldoet. Bij vernieuwing van de EMAS-registratie mag hij de verklaring van artikel 25, lid 9, en de bijgewerkte EMAS-milieuverklaring alleen ondertekenen als de organisatie aantoont afdoende maatregelen te hebben genomen (in overleg met de handhavingsautoriteiten) om te waarborgen dat zij weer aan de wettelijke eisen voldoet. Als de organisatie tegenover de verificateur niet kan aantonen voldoende maatregelen te hebben getroffen om het nalevingsprobleem op te lossen, mag de verificateur de bijgewerkte verklaring niet valideren en de verklaring en de EMAS-milieuverklaring niet ondertekenen.

De organisatie moet in een vroeg stadium in contact treden met de verificateur(s) en de bevoegde instantie om alle taalkwesties op te helderen in verband met de documenten die nodig zijn voor registratie, met inachtneming van de eisen van artikel 5, lid 3, en bijlage IV, onder D, van de EMAS-verordening.

De organisatie moet materieel bewijs verstrekken waaruit blijkt dat zij voldoet aan de wettelijke eisen, zoals is beschreven in punt 5.1.3.

Na te hebben voldaan aan de EMAS-eisen, met name de eisen inzake de registratieprocedure beschreven in bijlage II bij de verordening, en na de EMAS-milieuverklaring te hebben laten valideren door een verificateur met een accreditatie of vergunning, zendt de organisatie het aanvraagformulier en de desbetreffende documenten, met inbegrip van de bijlagen VI en VII, voor registratie naar de (leidende) bevoegde instantie.

De met de registratie belaste bevoegde instantie controleert de informatie in de aanvraag en neemt daartoe contact op met de nationale accreditatie- of vergunningsinstantie en, indien van toepassing, met de andere betrokken bevoegde instanties. Zo nodig kan zij ook contact opnemen met de verificateur die verantwoordelijk is voor de verificatie. Mogelijke opties hiervoor zijn post, e-mail of fax, maar in elk geval moeten er schriftelijke bewijzen van deze communicatie worden bewaard.

De accreditatie- en vergunningsinstanties in alle betrokken lidstaten beoordelen de deskundigheid van de milieuverificateur aan de hand van de elementen beschreven in de artikelen 20, 21 en 22 van de EMAS-verordening. Indien de verificateur onvoldoende bekwaam wordt geacht, kan de accreditatie- en vergunningsinstantie de verificateur verplichten te voldoen aan de desbetreffende eisen en de nationale bevoegde instantie informeren over de kwestie. Van haar kant moet de bevoegde instantie aan de accreditatie- of vergunningsinstantie in elk geval een eenvoudig bericht zenden dat er een registratieaanvraag is ontvangen en dat er vestigingen moeten worden geregistreerd. Na ontvangst van dit bericht stelt de accreditatie- en vergunningsinstantie de nationale bevoegde instantie in kennis van haar bevindingen inzake de desbetreffende verificateur(s). Alle betrokken nationale bevoegde instanties geven dit op hun beurt door aan de leidende bevoegde instantie. Op basis daarvan kunnen de betrokken bevoegde instanties en de leidende bevoegde instantie definitief vaststellen of de voor de registratieprocedure ingezette verificateur(s) erkend is (zijn) of een vergunning heeft (hebben) voor alle voor de registratie relevante NACE-codes. Zonder deze minimale vorm van communicatie tussen de bevoegde instanties en de accreditatie- en vergunningsinstanties zou het toezicht ondermijnd kunnen worden.

De bevoegde instantie die met de registratie belast is, coördineert de controle op de naleving van de wettelijke eisen op basis van de informatie die de organisatie aan de verificateur heeft verstrekt. Alleen als een lidstaat bijzondere overeenkomsten met derde landen heeft gesloten waarin is bepaald dat de lidstaat handhavingsautoriteiten in derde landen kan benaderen, kan de lidstaat de naleving van de wettelijke eisen rechtstreeks bij de handhavingsautoriteiten in derde landen controleren. Zo niet, dan is de bevoegde instantie aangewezen op de verificateur en/of de organisatie voor het verkrijgen van materiële of schriftelijke bewijsstukken waaruit de naleving van de toepasselijke wettelijke eisen blijkt.

Indien van toepassing informeert de leidende bevoegde instantie na het besluit over registratie alle betrokken nationale bevoegde instanties, die op hun beurt hun respectieve handhavingsautoriteiten informeren.

Indien er diverse bevoegde instanties betrokken zijn bij een registratieprocedure, zijn de in punt 3.4 beschreven voorwaarden inzake vergoedingen van toepassing.

De bevoegde instantie is gebonden aan de algemene regels van de EMAS-verordening betreffende schrapping en schorsing.

Eventuele klachten over de geregistreerde organisatie moeten aan de bevoegde instantie worden bekendgemaakt.

Een organisatie die voor haar vestigingen in een derde land EMAS-registratie wil aanvragen en die bereid is een registratieprocedure te starten, moet accepteren dat de bevoegde instantie, alvorens een besluit te nemen, de verificateur kan vragen na te gaan welke situaties in het derde land aanleiding zouden kunnen zijn voor schrapping of schorsing. De organisatie dient de verificateur of de bevoegde instantie haar medewerking te verlenen en alle vragen te beantwoorden over eventuele aanleidingen voor schorsing of schrapping. Verder moet de organisatie bereid zijn de kosten te dragen van de werkzaamheden die de verificateur verricht om de situatie toe te lichten.

De verificateur is echter te allen tijde verantwoordelijk voor het controleren op naleving van de wettelijke eisen, ook als er dergelijke overeenkomsten bestaan. In de nalevingscontroles moet worden ingegaan op mogelijke klachten en gevallen van niet-conformiteit die kunnen leiden tot schrapping of schorsing van de registratie.

Ngo’s die in het derde land actief zijn, kunnen worden geraadpleegd en als informatiebron worden gebruikt. In elk geval moet de verificateur de bevoegde instantie in kennis stellen van alle relevante informatie die hij tijdens het verificatieproces vergaart.

De EMAS-milieuverklaring en andere relevante documenten moeten worden ingediend in de officiële taal of talen van de lidstaat waarin de leidende bevoegde instantie zich bevindt (artikel 5, lid 3). Als een organisatie een collectieve milieuverklaring met informatie over afzonderlijke vestigingen indient, moet de informatie over EU-vestigingen zijn opgesteld in de officiële taal of talen van de lidstaten waarin die vestigingen zich bevinden, terwijl de informatie over vestigingen in derde landen bij voorkeur moet zijn opgesteld in de officiële taal of talen van die derde landen.