Verordening 2009/792 - Uitvoeringsbepalingen voor de kennisgeving door de lidstaten aan de Commissie van de informatie en de documenten ter uitvoering van de gemeenschappelijke marktordening, de regeling voor rechtstreekse betalingen, de afzetbevordering voor landbouwproducten en de regelingen voor de ultraperifere gebieden en de kleinere eilanden in de Egeïsche Zee

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

L 228/3

Doordat de Commissie en de lidstaten op grote schaal gebruikmaken van de nieuwe informatie- en communicatietechnologieën, met name in hun betrekkingen met de bevoegde nationale autoriteiten die voor de uitvoering van het gemeenschappelijk landbouwbeleid (GLB) verantwoordelijk zijn, hebben zij steeds meer elektronische of gedigitaliseerde documenten in hun bezit.

De Commissie heeft haar inspanningen opgevoerd om computersystemen te ontwikkelen waarmee documenten en procedures elektronisch kunnen worden beheerd in het kader van haar eigen interne werkprocedures en in haar betrekkingen met de bij het GLB betrokken autoriteiten. Tegelijkertijd hebben de lidstaten op nationaal niveau computersystemen ontwikkeld die beantwoorden aan de behoeften van een gedeeld beheer van het GLB.

In dit verband en gelet op het feit dat alle betrokkenen een uniform en geharmoniseerd beheer van het GLB moeten garanderen, moet een rechtskader worden ingevoerd en moeten gemeenschappelijke bepalingen worden vastgesteld voor de informatiesystemen die worden opgezet voor de kennisgeving aan de Commissie van de informatie en de documenten die afkomstig zijn van de lidstaten en de door hen in het kader van het GLB aangewezen autoriteiten of instanties.

Om deze doelstellingen efficiënt te bereiken moet de reikwijdte van dit rechtskader worden vastgesteld, zowel wat betreft de betrokken regelgeving als de betrokken actoren.

Wat de regelgeving betreft, leggen de Verordeningen (EG) nr. 247/2006, (EG) nr. 1405/2006, (EG) nr. 1234/2007, (EG) nr. 3/2008 en (EG) nr. 73/2009 en de uitvoeringsbepalingen daarvan (hierna „GLB-verordeningen” genoemd) de lidstaten een brede waaier aan verplichtingen op inzake de kennisgeving aan de Commissie van de informatie en de documenten die voor de uitvoering van die verordeningen noodzakelijk zijn. Daarom moet met die verordeningen rekening worden gehouden overeenkomstig de eigen specifieke kenmerken ervan.

Wat de betrokken actoren betreft, maken de rechten en de verplichtingen die krachtens de GLB-verordeningen voor zowel de Commissie als de lidstaten en hun bevoegde autoriteiten en instanties gelden, het noodzakelijk dat de voor de uitgevoerde acties en maatregelen verantwoordelijke individuen en autoriteiten nauwkeurig worden geïdentificeerd.

In de GLB-verordeningen is meestal bepaald dat de gegevens elektronisch of via een informatiesysteem moeten worden doorgestuurd, maar is niet noodzakelijk aangegeven welke beginselen daarbij van toepassing zijn. Om coherentie en een goed beheer te garanderen en de procedures voor de gebruikers en de voor de systemen verantwoordelijke autoriteiten te vereenvoudigen, is het derhalve wenselijk gemeenschappelijke beginselen vast te stellen voor alle opgezette informatiesystemen.

Opdat de documenten als geldig kunnen worden erkend voor de doelstellingen van de Commissie en in de lidstaten, moeten de authenticiteit, de integriteit en de langdurige leesbaarheid van de documenten en de bijbehorende metagegevens kunnen worden gegarandeerd tijdens de hele periode waarin zij moeten worden bewaard.

Om die garantie te kunnen bieden moeten de autoriteiten of de individuen die gemachtigd zijn om mededelingen door te sturen, altijd in de opgezette informatiesystemen geïdentificeerd zijn op basis van de hen toegekende bevoegdheden. Het identificeringsproces moet plaatsvinden onder de verantwoordelijkheid van de bevoegde autoriteiten die in elk van de GLB-verordeningen zijn vermeld. Met het oog op het goed beheer moet het evenwel aan de lidstaten en de Commissie worden overgelaten om de voorwaarden vast te stellen voor de aanwijzing van gemachtigde personen en daarbij te bepalen dat die aanwijzing moet plaatsvinden via één enkel verbindingsorgaan. Voorts moeten de voorwaarden worden vastgesteld voor de toekenning van de toegangsrechten met betrekking tot de door de Commissie opgezette informatiesystemen.

Gezien de brede waaier aan kennisgevingsverplichtingen die onder het toepassingsgebied van deze verordening vallen, zullen de informatiesystemen geleidelijk ter beschikking van de bevoegde autoriteiten van de lidstaten worden gesteld. De verplichting om voor de kennisgevingen gebruik te maken van deze informatiesystemen, moet gelden zodra de desbetreffende bepalingen van de GLB-verordeningen in de toepassing van de onderhavige verordening voorzien.

De documenten moeten worden beheerd overeenkomstig de regels inzake de bescherming van persoonsgegevens. Daartoe moeten de algemene regels gelden die zijn vastgesteld in de communautaire regelgeving, namelijk Richtlijn 95/46/EG van het Europees Parlement en de Raad van 24 oktober 1995 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (6), Richtlijn 2002/58/EG van het Europees Parlement en de Raad van 12 juli 2002 betreffende de verwerking van persoonsgegevens en de bescherming van de persoonlijke levenssfeer in de sector elektronische communicatie (richtlijn betreffende privacy en elektronische communicatie) (7), Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 30 mei 2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie (8) en Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 18 december 2000 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de communautaire instellingen en organen en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (9).

De in deze verordening vervatte maatregelen zijn in overeenstemming met het advies van het Comité van beheer voor rechtstreekse betalingen en het Beheerscomité voor de gemeenschappelijke ordening van de landbouwmarkten,

Verordening (EG) nr. 247/2006 en de uitvoeringsbepalingen daarvan;

Verordening (EG) nr. 1405/2006 en de uitvoeringsbepalingen daarvan;

Verordening (EG) nr. 1234/2007 en de uitvoeringsbepalingen daarvan;

Verordening (EG) nr. 3/2008 en de uitvoeringsbepalingen daarvan;

Verordening (EG) nr. 73/2009 en de uitvoeringsbepalingen daarvan.

wijst elke lidstaat één enkel verbindingsorgaan aan dat verantwoordelijk is voor:

stelt elke lidstaat de Commissie in kennis van de identiteit en de contactgegevens van het verbindingsorgaan dat hij heeft aangewezen.

zij maken het mogelijk elke gebruiker op ondubbelzinnige wijze te identificeren en bevatten efficiënte controlemaatregelen met betrekking tot de toegangsrechten zodat zij bescherming bieden tegen illegale, kwaadwillige of niet-toegestane toegang, vernietiging, wijziging of verplaatsing van documenten, dossiers, metagegevens en procedurefasen;

zij zijn uitgerust met systemen die een fysieke bescherming bieden tegen indringing en milieuongevallen, en de software is beschermd tegen cyberaanvallen;

zij voorkomen met diverse middelen ongeoorloofde wijzigingen en beschikken over integriteitsmechanismen waarmee kan worden nagegaan of een document in de loop van de tijd is gewijzigd;

zij bewaren een controlespoor voor elke essentiële procedurefase;

zij bewaren de opgeslagen gegevens in een omgeving die overeenkomstig punt b) veilig is, zowel fysiek als wat de software betreft;

zij bieden betrouwbare procedures voor formaatconversie en migratie zodat zij kunnen garanderen dat de documenten gedurende de hele vereiste opslagperiode leesbaar en toegankelijk zijn;

zij gaan vergezeld van een voldoende gedetailleerde en bijgewerkte functionele en technische documentatie over de werking en de kenmerken van het systeem en deze documentatie kan op elk ogenblik worden geraadpleegd door de organisatorische eenheden die voor de functionele en/of technische specificaties verantwoordelijk zijn.